Mit einer Wartefrist von fünf Wochen müsse dann gerechnet werden. Um unnötige Wartezeiten in den Bürgerbüros zu vermeiden, können die Kunden neuerdings mit den Bürgerbüros Kaiserallee 8, Steinhäuserstraße 22 und mit dem Bürgerbüro Mitte am Marktplatz entweder über das Internet oder telefonisch unter der Rufnummer 0721/133 33 81 Gesprächstermine vereinbaren. Vom Ablauf der Gültigkeit ihrer Ausweisdokumente werden die Bürger von Karlsruhe etwa vier Wochen vorher informiert. Auch Kinder benötigen für eine Auslandsreise ein gültiges Ausweisdokument. Die Ausweise sind bei allen Bürgerbüros, im Stadtamt Durlach und bei den Ortsverwaltungen zu erhalten.
Für den Antrag ist eine persönliche Vorsprache erforderlich. Für einen Kinderreisepass muss das Kind bei der Antragsstellung anwesend sein. Das Abholen des Ausweises ist auch durch eine bevollmächtigte Vertretung möglich. Hat man bei der Antragsstellung seine E-Mailadresse oder seine Handynummer abgegeben, so wird man per E-Mail oder SMS informiert, wann das Reisedokument abgeholt werden kann. Wer wissen will, ob der Reisepass oder der Personalausweis zur Abholung bereit liegt, kann dies ebenfalls im Interneterfragen.
Weitergehende Informationen zum Personalausweis oder zum Reisepass erhält man telefonisch vom BuS-Call-Center unter 0721/1333381. Vor Antritt der Reise sollten auch unbedingt Informationen über die jeweiligen Einreisebestimmungen des Urlaubslandes bei der Auslandsvertretung eingeholt werden.