Zu Beginn der Gemeinderatssitzung am 12. November überreichte Oberbürgermeister Sebastian Schrempp den Stadträten Bernd Bauer (CDU), Gerhard Bauer (SPD), Bernd Fuhrmann (FWR) und Manfred Rihm (ULR) je einen Tablet-PC.
Mit einer App noch mehr vereinfachen
Mit ihnen greifen die Testpersonen künftig auf ihre Sitzungsunterlagen zu, die Papierunterlagen fallen dafür weg. Die handlichen Geräte greifen über ein im Sitzungssaal installiertes WLAN auf das städtische Ratsinformationssystem (RIS) zu, das im Mai dieses Jahres eingeführt wurde. Dort sind alle Unterlagen, die es bisher in Papierform gab, digital zu finden: Sitzungseinladungen, Beschlussvorlagen, Pläne und sonstige Dokumente zu den aktuellen und früheren Tagesordnungspunkten. Auch zuhause oder unterwegs können die Unterlagen über eine Internetverbindung abgerufen werden.
Im nächsten Jahr wird sich die Bedienung über eine spezielle RIS-App weiter vereinfachen. Mittels einer weiteren, bereits installierten App können die Dokumente auch, wie es die Stadträte bisher gewohnt waren, bearbeitet werden, also beispielsweise Textstellen markiert oder Notizen angebracht werden.
Oberbürgermeister Schrempp freut sich auf die technische Neuerung, von der er sich Vorteile für die Ratsarbeit verspricht. So können die Kommunalpolitiker zum Beispiel auch auf ältere Sitzungsunterlagen schnell zugreifen, ohne Aktenberge mit sich herumtragen zu müssen. Er bedankte sich bei den städtischen Mitarbeitern für Aufbau und Pflege des RIS sowie die gute Vorbereitung der Testphase. Dass das Interesse an der technischen Neuerung im Gemeinderat groß ist, zeigte schon die Tatsache, dass sich mehr Personen für den Test meldeten, als berücksichtigt werden konnten. Die Verwaltung hat allerdings bewusst eine solche Testphase mit kleinerem Personenkreis vorgeschaltet, um auf Anregungen oder bei einem etwaigen technischen Problem gleich reagieren zu können.
"Elektronische Unterlagen werden die Regel"
Bereits im nächsten Jahr sollen dann weitere Tablets beschafft werden. Wer ein solches Gerät nutzt, erhält keine Papierunterlagen mehr. Die Voraussetzungen für die elektronische Einberufung wurden durch eine entsprechende Änderung der Geschäftsordnung bereits geschaffen. Dennoch wird kein Ratsmitglied zur Neuerung gezwungen: Wer beim gewohnten Papier bleiben möchte, darf dies tun. OB Schrempp ist sich aber sicher, dass nach einer Übergangszeit die elektronischen Unterlagen zur Regel werden und ergänzt: "Ausnahmen wird es bei Bedarf noch geben, zum Beispiel wenn wir den Fraktionen großformatige Baupläne in Papierform zur Verfügung stellen, weil diese auf dem Bildschirm nur eingeschränkt darstellbar sind."
Ob sie die Papierberge vermissen werden? Das ist wohl nicht zu erwarten. "Ich bin die Arbeit am PC gewohnt, das ist ein guter neuer Weg", sagt beispielsweise Stadtrat Gerhard Bauer. Stadtrat Bernd Fuhrmann betont: "Die Mengen an Papier sowie die Druckkosten inklusive Versandkosten sollten jetzt messbar abnehmen." Und Stadtrat Manfred Rihm schätzt besonders die Möglichkeit, mit der neuen Technik künftig schnell nach bestimmten Stichworten und Themen suchen zu können. "Das ist eine deutliche Erleichterung", hebt er hervor.